Jak wysłać mailing do zewnętrznej bazy zgodnie z polskim prawem?

Komunikacja email marketingowa opiera się na strategii inbound marketingu. Operuje ona na działaniach, które dają odbiorcom możliwość samodzielnego odnalezienia komunikatu reklamowego. Strategia ta jest  również ściśle powiązania z koncepcją  permission marketingu, stworzoną przez Setha Godina, zgodnie z którą odbiorca sam musi wyrazić jasną zgodę i chęć otrzymywania danej informacji. Głównym celem takiego podejścia jest komunikacja z odbiorcą realnie zainteresowanym naszą ofertą. W skrócie – pozwala odbiorcy na samodzielne odnalezienie reklamodawcy oraz interakcję z oferowanymi przez niego produktami. 

Marketing za przyzwoleniem stanowi zatem doskonały fundament do kształtowania relacji z klientem, poprzez budowę zaufania w stosunku do marki, zainteresowania konkretnym produktem, a w końcu wykonania pożądanej akcji przez naszego odbiorcę.

Niezależnie od dobrych praktyk, działając w obszarze email marketingu, musisz zwrócić uwagę na kwestie prawne. Jeśli planujesz działania email marketingowe, dowiedz się jakie przepisy w tym zakresie Cię obowiązują.

filaryPozyskaj niezbędne zgody od subskrybentów

Przepisy polskiego prawa w odniesieniu do działań mailingowych wskazują na konieczność zbierania wszystkich niezbędnych zgód od subskrybentów. Prośba o ich wyrażenie musi być sformułowana przejrzyście, zaś sama zgoda nigdy nie powinna być wyrażona w sposób domniemany. Dodatkowo, wszystkie wymagane prawem zgody muszą mieć charakter rozłączny, czyli odbiorca musi zgodzić się na każdą z nich oddzielnie.

Jakie ustawy regulują taką konieczność?

Od 25 grudnia 2014 roku obowiązuje ustawa z dnia 30 maja 2014 roku o Prawach Konsumenta, która zmieniła brzmienie art. 172 Prawa Telekomunikacyjnego. Dodatkowo, zastosowanie mają przepisy Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Ustawy o ochronie danych osobowych.

Od tego czasu, niezgodne z prawem jest wysyłanie niezamówionych informacji handlowych drogą elektroniczną, chyba że wyraziliśmy na nie zgodę.

Zgodnie z nowym brzmieniem artykułu 172 Prawa Telekomunikacyjnego:

  1. Zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.

  2. Przepis ust. 1 nie narusza zakazów i ograniczeń dotyczących przesyłania niezamówionej informacji handlowej wynikających z odrębnych ustaw.

  3. Używanie środków, o których mowa w ust. 1, dla celów marketingu bezpośredniego nie może odbywać się na koszt konsumenta.

Ważną kwestią jest też to, że w odróżnieniu od art. 10 ust. 1 Ustawy z dnia 18 lipca 2002r. O świadczeniu usług drogą elektroniczną, ochroną objęci są „użytkownicy końcowi”, a więc nie tylko osoby fizyczne!

Jak powinny wyglądać treści zgód od subskrybentów?

Istotne jest zachowanie poprawnej formy i treści zgód, aby mieć pewność, że wszystko jest zgodne z przepisami. Stąd konieczność zapytania subskrybentów o wyrażenie zgody na:

  • przetwarzanie danych osobowych do celów marketingów zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych  z dnia 29 sierpnia 1997 r.

  • przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną dla administratora bazy, zgodnie z Ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r.  oraz Ustawą Prawo telekomunikacyjne z dnia 16 lipca 2004 r.

Jeżeli chcesz dodatkowo skorzystać z możliwości monetyzacji zgromadzonego wolumenu, użyczając bazę swoim partnerom zadbaj o dodatkowy zapis o zgodę na:

  • przesyłanie informacji handlowych/marketingowych drogą elektroniczną dla administratora bazy i jego partnerów handlowych (Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. oraz Ustawą Prawo telekomunikacyjne z dnia 16 lipca 2004 r.

biblioteka

Pamiętaj, że zgody nie mogą być wyrażone w sposób domniemany. Nie możesz umieścić ich więc w regulaminie swojego serwisu, a następnie w formularzu zapisu dodać opcję do zaznaczenia “Oświadczam, że zapoznałem się z regulaminem i akceptuję wszystkie jego warunki”. Nie możesz też oznaczyć zgód “za użytkownika” – prezentując je w formie checkboxów, które już są zaznaczone. Nie możesz też wrzucić treści wszystkich zgód do jednego zapisu i jednego checkboxa.  Jeśli zrobisz to w jedwn z wymienionych wyżej sposobów, zebrany wolumen będzie zupełnie bezużyteczny, nie będziesz miał bowiem prawa realizacji żadnej wysyłki do pozyskanych odbiorców.

W jakiej formie najlepiej zbierać pozyskiwać adresy mailowe zgodnie z prawem?

Najlepszym sposobem gromadzenia adresów mailingowych to formularz subskrypcyjny, który pozwoli ci na  zbieranie danych w modelu double opt-in. 

W praktyce oznacza to, że każdy zapis do newslettera zostaje potwierdzony poprzez wysyłkę maila aktywacyjnego na skrzynkę konkretnego odbiorcy. Adres odbiorcy zostaje dodany do twojej bazy, w chwili gdy ten w niego kliknie, tym samym potwierdzając zgodność swoich danych z zapisem do formularza. W ten sposób zyskujesz grono lojalnych odbiorców, którzy z zainteresowaniem śledzą kolejne kroki twojej marki, a dodatkowo dbasz o higienę własnej bazy, czyli:

  • zawiera tylko aktualne adresy mailowe;

  • wszystkie adresy są poprawne, nie ma w nich błędów ani literówek; 

  • podwójne potwierdzenie wyklucza możliwość znalezienia się w Twojej bazie spamtrapów

Zastanawiasz się zapewnie po co Ci ta wiedza, skoro nie posiadasz własnej bazy i nie masz zamiaru w przyszłości jej budować, a jedyne co cię interesuje to korzystanie z wysyłek do baz zewnętrznych raz na jakiś czas.  Otóż sposób pozyskania adresów wpływa w istotny sposób na jej jakość i skuteczność. Najbardziej wartościowe bazy zewnętrzne są zbierane wokół interesującego contentu, jednocześnie w zgodzie z przepisami polskiego prawa. Zazwyczaj są to bazy serwisowe  skupione wokół mikrospołeczności o konkretnej tematyce lub wyjątkowo angażującej akcji. Ważne, aby administrator baz cały czas podtrzymywał relacje ze swoimi subskrybentami dostarczając im stale atrakcyjnych treści.

Decydując się na wysyłkę do baz zewnętrznych  oprócz kluczowego pytania do administratora o zgody na realizację komercyjnych wysyłek, nie zapomnij zapytać czy baza została zebrana poprzez formularz w modelu double opt-in. Jeśli z kolei otrzymasz ofertę sprzedaży bazy wiedz, że pozyskanie jej odbyło się niezgodnie z przepisami prawa.